Wyjazd służbowy bez zbędnych „papierków”
Nawet kilka godzin dodatkowej pracy oznacza dla przedsiębiorcy wyjazd służbowy pracownika – zwłaszcza gdy wybiera się on w delegację własnym samochodem. Jak maksymalnie zaoszczędzić czas i pieniądze wyjaśnia Katarzyna Fatyga, Dyrektor Generalna Diners Club Polska.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorca pokrywa koszty przejazdu i innych uzasadnionych wydatków pracownika oraz wypłaca mu dietę. Jeżeli podroż będzie się odbywała prywatnym samochodem, co w małych firmach jest standardem, ma również obowiązek zrekompensowania kosztów zużycia auta, czyli tzw. kilometrówki. Brak odpowiedniej ewidencji
i wyliczeń może zaś sprawić, że wydatki z tytułu używania samochodu nie będą mogły stanowić kosztu uzyskania przychodów. – Obowiązki związane z rozliczeniami są takie same we wszystkich firmach, ale dużym zdecydowanie łatwiej je udźwignąć, bo zwykle utrzymują działy księgowe. Mały przedsiębiorca prowadzi rozliczenia samodzielnie, poświęcając czas, który mógłby przeznaczyć na strategiczne myślenie i szukanie nowych biznesowych okazji. Dlatego warto skorzystać z możliwości pozwalających maksymalnie uprościć te elementy rozliczeń, które zależą od przedsiębiorcy – mówi Katarzyna Fatyga, Dyrektor Generalna Diners Club Polska.
Nie trać czasu na podwójne wyliczenia
Ostateczne rozliczenie odbywa się po powrocie pracownika z podróży, jednak jeszcze przed wyjazdem delegowany powinien otrzymać od firmy zaliczkę (na wniosek pracownika w przypadku podróży krajowej i obowiązkowo jeśli podróż jest zagraniczna). Jej wyliczenie i późniejsze rozliczenie nie jest prostą sprawą, zwłaszcza w przypadku wyjazdu do innego kraju, kiedy zaliczkę wypłacamy w obcej walucie. Podwładny może się starać o zwrot wydatków poniesionych w trakcie podróży: paliwa, opłat za przejazd niektórymi drogami i autostradami oraz kosztu noclegów. Jeśli wypłacona zaliczka okaże się za mała, pracodawca będzie musiał zwrócić równowartość służbowych wydatków, sfinansowanych z własnych pieniędzy podwładnego. Jeśli za duża, pieniądze zwróci pracownik. Korzystając z karty obciążeniowej lub kredytowej nie ma potrzeby wyliczania i wypłacania zaliczki, następuje jedynie rozliczenie wydatków związanych z delegacją na podstawie wyciągu z karty.
Warto skorzystać z możliwości pozwalających maksymalnie uprościć te elementy rozliczeń, które zależą od przedsiębiorcy.
– Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2008 roku płatności, których pracownik dokonał z użyciem karty firmowej, można traktować jako udzielenie mu zaliczki pieniężnej. To bardzo korzystne rozwiązanie. Małe firmy często skarżą się na nadmiar papierkowej roboty, tymczasem na karcie pracodawca może ustalić jedynie limit wydatków na czas wyjazdu pracownika i w ten sposób uniknąć wyliczania należnej kwoty z góry oraz ewentualnych zwrotów lub dopłat – wyjaśnia Katarzyna Fatyga.
O wysokości limitów dla poszczególnych pracowników powinien decydować właściciel firmy. Profesjonalna obsługa firmowej karty powinna obejmować raporty dotyczące sald poszczególnych pracowników i stanu kart wydanych i poszczególnych kont.
– Niezbędnym elementem dobrej karty płatniczej jest również internetowy dostęp do konta karty. Takie e-konto pozwala kontrolować wydatki 24 godziny na dobę oraz pobierać ich zestawienie w formacie Excel i PDF zarówno pracodawcy jak i pracownikowi – mówi Katarzyna Fatyga.
Popraw płynność swojej firmy
Dzięki firmowej karcie pracodawca ma też pełny wgląd w historię transakcji, wie ile i za co delegowany zapłacił. Na koniec porównuje tylko jeden wyciąg z konta z fakturami zgromadzonymi przez pracownika. Pracownik ma 14 dni aby rozliczyć koszty podróży. Pracodawca jest natomiast zobowiązany zwrócić mu wszystkie uzasadnione wydatki w pełnej wysokości. Korzystając z karty obciążeniowej lub kredytowej może jednak odroczyć rzeczywistą płatność na wygodny dla siebie termin bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów – w przypadku niektórych kart nawet do 59 dni. – To dłużej niż wynosi standardowy kredyt kupiecki. Dla małej firmy to bardzo wygodne rozwiązanie, pozwalające zachować płynność nawet w najtrudniejszym okresie. Wydatki służbowe obciążają kartę, a nie kasę firmy i są spłacane nawet po 59 dniach bez odsetek – wyjaśnia Katarzyna Fatyga.
Ubezpiecz się od nieprzewidzianych wydatków
Niespodziewane, ale za to bardzo duże wydatki pracodawca może ponieść w związku z chorobą pracownika delegowanego w zagraniczną służbową podróż. Dlatego każdy pracownik wyjeżdżający służbowo do państw Unii Europejskiej powinien mieć Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). Warto jednak pamiętać, że działa ona wyłącznie na terenie Wspólnoty i obejmuje tylko świadczenia ratujące życie. Dalszą część leczenia chory musi odbyć w kraju, w którym mieszka, a koszt jego transportu pokrywa pracodawca. – Jeśli pracownik przedstawi odpowiednie rachunki i faktury, pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów leczenia za granicą, które bywają bardzo wysokie. Dlatego warto pamiętać o ubezpieczeniu. Decydując się na korzystanie z karty obciążeniowej lub kredytowej warto sprawdzić czy zawiera ubezpieczenie i jakie są jego warunki. To dziś często główne kryterium, którym kierują się firmy – mówi Katarzyna Fatyga.
Diners Club – wzór bezpiecznej karty
Na rynku dostępne są karty obciążeniowe zawierające ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków pokrywające koszty leczenia w wysokości kilkuset tysięcy złotych – np. karty Diners Club. Co ważne, w przeciwieństwie do wielu standardowych polis, odpowiedzialność ubezpieczyciela obejmuje również skutki wypadków, do których doszło podczas wykonywania pracy za granicą. Dobra polisa, oprócz kosztów leczenia, może pokrywać też wydatki z tytułu odpowiedzialności cywilnej i zapewnić odszkodowanie w razie nieszczęśliwego wypadku. Tu suma ubezpieczenia może sięgać nawet 1 mln zł. Dzięki temu przedsiębiorca nie będzie musiał odprowadzać osobnych składek na ubezpieczenie.
Najświeższe informacje dla Użytkowników i Posiadaczy kart Diners Club.