Służbowe podróże – specjalność polskich MŚP
Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Diners Club Polska, mali i średni przedsiębiorcy na potęgę wysyłają pracowników w służbowe podróże. Wyjazdy te stanowią poważną pozycję w budżetach MŚP, i dlatego warto wiedzieć, jak można zredukować koszty firmowych podróży.
Z raportu Diners Club Polska płyną wnioski, że w przypadku ponad 55 proc. małych i średnich firm pracownicy wyjeżdżają 2–3 razy w miesiącu, a nawet częściej. Z kolei raz w miesiącu lub rzadziej na wyjazd służbowy wysyła 45 proc. MŚP.
Takie podróże trwają zazwyczaj do dwóch dni, a najczęściej wybieranym środkiem transportu jest firmowy samochód (55 proc. przypadków), rzadziej prywatny – 20 proc. Pociąg lub samolot to opcje wybierane najrzadziej. Z tego też wynikają koszty związane zarówno z zakupem paliwa, jak również opłatami związanymi z np. przejazdami autostradami.
Dla 80 proc. polskich MŚP gotówka stanowi podstawowy sposób rozliczania służbowych wyjazdów. Tymczasem firmowa karta kredytowa daje więcej korzyści – dla pracodawcy i pracownika w delegacji.
Dodatkowo, dla 80 proc. MŚP podstawowym sposobem rozliczania wyjazdu służbowego jest zaliczka gotówkowa, a to generuje dodatkowe procedury (m.in. konieczność gromadzenia paragonów, a następnie ręcznego ich wprowadzania do systemu księgowego firmy).
Warto w tym miejscu podkreślić, że użycie służbowej karty kredytowej do rozliczania wydatków poniesionych w podróży upraszcza i skraca czas podsumowania kosztów wyjazdu. Przy tym – jak w przypadku kart kredytowych Diners Club – daje też pracodawcy kontrolę nad stanem firmowego konta, bieżącymi wydatkami pracowników w delegacji (za sprawą dostępu do e-Konta, grupującego w jednym miejscu wszelki informacje finansowe) oraz zapewnia im ochronę ubezpieczeniową.